企業と従業員をつなぐ業務用ツールアプリ「apseedsポータル」を紹介

「apseedsポータル」は業務用ツールアプリです。登録ユーザーが簡単に利用できるメッセージ機能やシフト管理、web給与明細、有給休暇等の各種申請、業務マニュアルなど仕事に必要な機能や情報が集約。企業の業務改善や従業員の定着率アップなどに貢献できる機能も搭載されています。

「apseedsポータル」とは?

「株式会社エーピーシーズ」(人材大手マイナビグループ企業)が提供する「apseedsポータル」は、カスタム型業務用アプリケーションサービスです。

豊富なメニューにより「働きやすさ」「コミュニケーション」「業務効率化」への実現に向けサポート。現在65万ダウンロードを突破し、月間アクティブユーザーは12万人以上、企業と従業員をつなぐ役割を担っています。

「apseedsポータル」の特徴

基本機能とその活用例

 

企業:既存の業務用ツール、社内コンテンツ、Webサイトへのリンクなどいつでも自由にレイアウト可能。企業ごとのオリジナルポータルアプリを作成できます。社内情報をアプリ内に集約できますので、個別URLの案内など手間が省けます。

従業員:アプリを開くだけで、社内情報や必要ツールにアクセス可能。社内の情報収集が格段にしやすくなります。

以下基本的な活用例です。

●社内ファイルへのリンク:

・業務マニュアル
・社内報などその他掲示物
・就業マニュアル

●社内コンテンツ、Webサイトへのリンク:

・従業員用マイページ
・社内制度の申請フォーム、応募等
・eラーニングサイト

さまざまなオプションサービス

●「働きやすさ」を福利厚生でサポート

・速払いサービス(給与前払い福利厚生)
・ポイントインセンティブ

●「コミュニケーション」の円滑化をサポート

・メッセンジャー機能
・問い合わせ受付機能

●「業務効率化」を電子化でサポート

・Web雇用契約書サービス
・シフト申請/回収機能
・確定シフト確認機能
・画像送信機能
・Web給与明細サービス
・有給休暇申請機能

基本機能とさまざまなオプションサービスを組み合わせることで、ポータルアプリの利用促進につながり業務改善へと繋がります。

「apseedsポータル」開発、リリースまでの経緯

「apseedsポータル」は、2015年6月正式リリース。このリリースまでには、クライアントである企業のニーズを取り入れ、さらには様々な業界で抱えている問題を解決する機能も搭載するため、改良が重ねてられてきました

今回の取材ではアプリ開発から、さまざまな機能改良を経てリリースされた経緯をうかがっています。

「株式会社エーピーシーズ」は、先述の「速払いサービス」という給与前払いの福利厚生サービスも提供している企業です。このサービスを導入していた企業の要望をもとに、

  • メッセンジャー機能:従業員への連絡手段
  • ポイントインセンティブ機能:ほめる気持ちや貢献度をポイント化→従業員の定着率やモチベーションアップに貢献

上記の機能を搭載したアプリ開発に着手。まずはプロトタイプとしてリリースされました。

そのリリース以降、当時はまだ「速払いサービス」を導入していないさまざまな上場企業からも「apseedsポータル」の活用希望の相談を受けるようになったそうです。それにはそれぞれの業界、業種が抱える問題を解決する目的も含まれていました。さまざまなニーズをもとに機能開発、改良を重ね、現在の「apseedsポータル」のシステムに至ります。

・人材派遣会社の課題とその改善事例

未稼働の登録スタッフに仕事情報を日々メール案内

  1. メールだと自動振り分けされてしまう可能性もある
  2. そもそもほとんど読んでもらえない
  3. そのためSMS(ショートメッセージ)を使って配信
  4. SMSでは文字数制限があったり、送信するたびに料金が発生
  5. 登録スタッフとそのままやり取りする場合、スタッフ側にSMSの料金負担がある
  6. 企業側としても、このメッセージ配信はかなりの工数(作業時間)が掛かるため負担
  7. 事業拡大の中、この作業の効率化を図りたい

この課題を受け「apseedsポータル」のメッセンジャー機能で、仕事情報のメッセージ配信に活用。下記の改善につながりました。

  • SMSに掛かる費用の削減
  • 既読未読の管理が可能
  • プッシュ通知機能を実装:配信メッセージの既読率アップに貢献
  • メッセージ配信の工数ゼロへ:未稼働の登録スタッフへの仕事案内は、基幹システムに入力されている情報を一日に数回、自動配信

・飲食企業の課題とその改善事例

店舗でスタッフ同士の連絡ツールとしてLINEを利用

  1. 業務上の連絡に個人アカウントが共有されてしまう
  2. 退職後のアルバイトスタッフに従業員がしつこく連絡→ストーカー行為に発展
  3. 企業が業務連絡のLINE利用を禁止

その改善策として「apseedsポータル」のメッセンジャー機能の活用へ。従業員のプライバシーを守るシステム改善へと繋がりました。

  • 縦割りのやり取りのみのシステム:店長とスタッフ、本部とスタッフのやり取りのみ(従業員同士のやり取りはできない)
  • 業務連絡に特化したシステム:従業員の安心安全を確保(個人間のグループ作成は勝手にできない)

クライアントと作り上げてきたポータルサービス

●アプリメニュー設定の振り分け:

・全員に掲示するもの
・業態ごとの異なる業務マニュアルの掲示
・所属、権限により表示メニューを変更可能
・退職者のアクセス時、閲覧不可にする設定

●従業員のシフト希望の回収

●出勤簿、タイムシートなど勤怠管理もアプリで回収:写真に撮ってそのままアプリ上で送信(従来はFAXで実施)

●アプリ上で雇用契約書の締結:雇用契約書の電子化解禁により対応可能に

●マイページ機能:限りなくOne to Oneに近いポータルアプリに

    このように、さまざまな企業のニーズや課題改善に真摯に向き合いアプリ機能開発を進めてきました。そういった意味で「apseedsポータル」は、導入している企業(クライアント)と一緒に作り上げてきたサービスとも言えるそうです。

    「apseedsポータル」の導入利点

    独自の本人認証システム

     

    企業側が社内ポータルに掲示する内容は、社外秘扱いのものやプライバシー性の高いものが多数あります。

    ・雇用契約書
    ・給与明細
    ・製品情報
    ・マニュアルなど

    「apseedsポータル」は社内ポータルアプリの安全性を保ちながら、便利に利用できるように独自の本認証機能を搭載。

    氏名、生年月日、社員番号、秘密のパスワード等の認証項目を自由に設定可能。確実な本人認証実施ができます。

    表示メニュー制御

    ポータルアプリの表示メニュー制御機能:認証で紐づいた所属などの属性、本人認証の実施状況に合わせた表示が可能

    ・地域や職種に合わせたメニュー表示
    ・権限の範囲を超えた情報アクセスの防止
    ・就業者以外の閲覧防止(退職者は閲覧不可)

    自動ログイン

    従業員の本人認証完了→ポータルアプリ内でリンクしているWebサイト、システムなどへ自動ログインの設定可能

    これによりIDやパスワードを忘れた、ログインのURLがわからないといった問い合わせを減らせます。

    「apseedsポータル」のできること

    本人認証の機能を活用し

    • 求人の応募段階のユーザー
    • 就業前の登録スタッフの状態のユーザー

    お仕事情報(求人情報)の案内や、就業までの流れ、採用案内などを表示

    • 現在就業中の従業員ユーザー

    社内マニュアル、勤怠打刻、給与明細、eラーニング、福利厚生の案内などを表示

    • 退職した現在従業員ではないユーザー

    機密情報は閲覧不可に設定し、就業期間中に貯めたインセンティブポイント交換、お仕事情報(求人情報)のみ表示

    企業側はこの振り分けで、求人を行う際にも以前の登録ユーザーや退職したユーザーに求人案内を通知することも可能となります。またユーザーは「apseedsポータル」上で複数の企業に登録し、企業の求人案内の確認ができます。(アプリリニューアルに際し複数企業の登録が可能になりました。)

    まとめ

    現在の新型コロナウィルス感染拡大を機に副業を視野に入れた求職者も増加。ユーザーの登録可能な企業はこれまで1社のみでしたが、多くのユーザーから複数企業登録への要望、問い合わせがあったそうです。

    「apseedsポータル」は、アプリリリースから7年目の2021年6月大幅リニューアル。先述の通り現在は複数の就業先企業に登録ができるようになり、アプリ上で簡単にポータル画面を切り替え可能となりました。今後もギグワークや副業という働き方もますます増加すると予想されます。「apseedsポータル」を通じて、企業とユーザーがつながり続けられるツールとしてさらに進化させていきたいとのことです。さらに詳しい内容は以下のリンクでご確認ください。

    https://www.apseeds.co.jp/ap-appli/